Privacyverklaring

Stichting Planck verwerkt persoonsgegevens over u omdat u een dienst of product afneemt van Planck. Hieronder vindt u een overzicht van de gegevens die wij verwerken.

Persoonsgegevens die wij verwerken

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Naast gewone persoonsgegevens verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens over u wanneer wij gelden administreren. Hierbij gaat het om:

  • Bankgegevens bij verwerking incasso-opdrachten bij de bank

Verwerkingsdoelen

De hierboven genoemde persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doelen:

  • Stichting Planck verwerkt persoonsgegevens wanneer wij hier een wettelijke grondslag voor hebben. De wettelijke grondslagen zijn:
    – toestemming
    – richtlijnen volgens het uitleenreglement
    – richtlijnen volgens het Statuut van Stichting Planck
    – publiekrechtelijke taak
  • – het inschrijven van nieuwe leden/leerlingen/cursisten en uitschrijven van personen die hun lidmaatschap/deelname hebben opgezegd
  • – registreren en deregistreren van uitleenbare media
  • – verzenden nieuwsbrieven
  • – telefonisch contact 
  • – informeren over wijzigingen van diensten en/of uitleenvoorwaarden

Bewaartermijn

Stichting Planck zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doeleinden te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hiervoor hanteren wij per doel de volgende bewaartermijnen:

  • Wettelijke grondslag: Stichting Planck houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen
  • Verzenden nieuwsbrieven: e-mailadres wordt bewaard totdat u zichzelf afmeldt
  • Telefonisch contact: bewaartermijn is gekoppeld aan de zaak waarop het telefonisch contact betrekking heeft
  • Informeren of wijzigingen van diensten of uitleenvoorwaarden: e-mailadres wordt bewaard totdat u zichzelf afmeldt

Doorgifte aan derden

Uw gegevens zijn bij ons in vertrouwde handen. Wij geven uw gegevens dan ook in principe niet aan derden door. Er zijn echter enkele situaties waarin een dergelijke doorgifte wel kan plaatsvinden, namelijk de volgende:

  • – bij interbibliothecair leenverkeer
  • – bij aanmelding bij Koninklijke Bibliotheek
  • – bij door ons ingeschakelde hulppersonen
  • – op grond van wettelijke verplichtingen

We zullen deze situaties hierna kort toelichten:

Interbibliothecair leenverkeer
U kunt via het interbibliothecair leenverkeer in veel gevallen (kopieën van) werken opvragen uit de catalogus van andere bibliotheken. Mocht u een dergelijke aanvraag doen, dan zijn wij genoodzaakt enkele van uw persoonsgegevens door te geven aan de betreffende bibliotheek (onder meer naam, pasnummer, etc.). Wij wijzen u er op dat de verantwoordelijkheid voor de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens ligt bij deze externe bibliotheek. U kunt desgewenst bij de betreffende bibliotheek het beleid omtrent de verwerking van persoonsgegevens opvragen.

Koninklijke Bibliotheek
“Als lid van de bibliotheek van Stichting Planck kunt u gebruik maken van verschillende aanvullende landelijke diensten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek. Via de website www.onlinebibliotheek.nl kunt u bijvoorbeeld e-books lenen. Ook op de website www.bibliotheek.nl worden specifieke diensten door de Koninklijke Bibliotheek aangeboden. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dient u op de website(s) voor de desbetreffende diensten een account aan te maken.

Wij wisselen op voorhand een beperkte set persoonsgegevens met de Koninklijke Bibliotheek uit om het mogelijk te maken dat u door de Koninklijke Bibliotheek als lid van de bibliotheek wordt herkend. Op het moment dat u een account voor deze dienst(en) aanmaakt geeft u hiermee toestemming voor het verstrekken van uw lidmaatschapsgegevens van Stichting Planck aan de Koninklijke Bibliotheek. De Koninklijke Bibliotheek koppelt deze gegevens vervolgens aan dit nieuwe account. Zij verwerkt deze gegevens overeenkomstig haar eigen privacyverklaring: https://www.onlinebibliotheek.nl/klantenservice/privacy-policy.html.

Als u gebruik maakt van de diensten via www.onlinebibliotheek.nl en/of www.bibliotheek.nl, kunt u voor uw rechten als betrokkene rechtstreeks contact opnemen met de Koninklijke Bibliotheek. U kunt van modelbrieven gebruik maken en die zijn beschikbaar op: https://www.kb.nl/avginzage.”

Door ons ingeschakelde hulppersonen
Het kan zijn dat we een externe partij inschakelen om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren (bijvoorbeeld een bepaalde statistische analyse of het verzorgen van een mailing). In die situaties zullen we steeds met die derde partij afspraken maken over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens (“verwerkersovereenkomst”). Het komt erop neer dat deze derde partijen uw gegevens nooit voor hun eigen doeleinden mogen gebruiken.

Afgifte op grond van wettelijke verplichtingen
Onder bepaalde omstandigheden zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens af te geven aan overheidsinstanties (zoals politie, justitie, belastingdienst etcetera). Wij zullen uw gegevens alleen afgeven wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het is ons niet altijd toegestaan u te informeren over een dergelijke afgifte.

Gebruik van uw gegevens voor marketing- en onderzoeksdoeleinden

Wij kunnen uw gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden (zoals een op uw interesses toegespitst aanbod) en voor onderzoeksdoeleinden (zoals onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening). De gegevens van alle klanten en bezoekers van Stichting Planck kunnen worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Als u niet wilt dat uw gegevens voor deze doeleinden worden gebruikt, dan kunt u dit kenbaar maken via onderstaande contactgegevens. Wij zullen dan het gebruik van uw gegevens voor deze doeleinden op korte termijn staken.

Beveiliging

Stichting Planck neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan.  

Meldplicht datalekken

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat wij direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens bij een ernstig datalek. En soms moeten wij het datalek ook melden aan de betrokkenen als er gegevens van deze betrokkenen zijn gelekt. Wij hebben interne procedures om zowel datalekken te voorkomen, als voor adequaat optreden in het onverhoopte geval van een datalek.

Uw rechten

U heeft een aantal rechten als Stichting Planck uw persoonsgegevens gebruikt of wil gaan gebruiken:

  • – Recht op informatie: waarom zijn deze gegevens nodig en wat gaat daarmee gebeuren?
  • – Recht op inzage in uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan door Stichting Planck
  • – Recht op correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van uw gegevens als dat nodig is (en wettelijk mag)
  • – Recht op verzet tegen verwerking van uw persoonsgegevens

Wilt u weten welke gegevens Stichting Planck van u heeft? Dit kunt u bij ons opvragen. U kunt uw verzoek per mail indienen op ons centrale e-mail adres info@cultuurhuisplanck.nl. Stichting Planck reageert daarop binnen 1 week. Vervolgens kunt u Stichting Planck verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen als dat wettelijk is toegestaan of buiten de noodzakelijke gegevens valt

Geef in uw verzoek aan welke wijzigingen u wilt en wat de reden hiervan is. Ook op dit verzoek reageert Stichting Planck in ieder geval binnen 1 week.
Let op: Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens van u zijn.

Cookies

Stichting Planck maakt op haar website ook gebruik van cookies, namelijk:

  1. functionele cookies
  2. noodzakelijke cookies: om de site goed te kunnen bezoeken, maken we soms gebruik van cookies. Uw computer onthoudt de indeling die u zelf gemaakt hebt, bijvoorbeeld de grootte van het lettertype. Voor deze cookies hoeven we geen toestemming te vragen.
  3. cookies voor website statistieken. Zo kijken we naar welke pagina’s (veel) worden bezocht en welke zoekingangen en -woorden mensen gebruiken bij het bezoek van de website. Op basis hiervan verbeteren we onze site. Deze gegevens worden anoniem opgeslagen en zijn dus niet te herleiden naar wie u bent.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website. Stichting Planck kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze privacyverklaring. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan onze verklaring voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.

Contact

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met de afdeling administratie via:

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 1 januari 2025.